生産性を上げたい

踊らない会議

From:ペンシロー
ペンギンの多い喫茶店より
 
こんにちは、海東です。
じゃねーよ、ペンシローだよ。
 
忘年会のシーズンだな。
オレもよく忘年会には誘われるんだが、
今年は後輩ペンギンが変な企画を持ってきやがった。
「ペンギンの地位を向上させる忘年会議」
だそうだ。
なんだそれは、と思ったが面白そうだったので参加してきたわけだ。

ところが、これがとんでもない会議だった。

まず、時間通りに始まらねぇ。
アデリーペンギンのやつが遅れてるっていうから、それを待つことになった。
オレは時間通りに来たのに、なんで遅れた奴を優先して待たなきゃいけねぇんだ。
遅れるのは仕方ない、世の中にはいろんな事情があるからな、遅れることだってある。
でもそれを全員で待つことはないだろ。
それは全員の時間の無駄使いだ。

アデリーペンギンがやっと来たと思ったら、
今度はイワトビがコーヒーを買いに行っていて不在だ。
会議はいつまでも始まらない。
一体どうなってるんだ。

ようやくメンバーが揃ったと思ったら、
口々に「今日なんの集まり?」とか言い出す始末だ。

そのうちにメンバー招集した後輩ペンギンの挨拶が始まり
自分が人間の世界で仕事をするのにいかに苦労しているのかということを
とうとうと語り始めた。

なんだこれはお前の話を聞く会なのか。

「さて、これからどうしましょうね」なんて言い始めた時には
会議終了の時間を30分もオーバーしていた。

まったくこんなにダメな会議も珍しいぜ。
頭数さえ揃えば、なんかいい物が生まれると思っている。
会議ってのは、なんかしらの意図を持って集められるもんだ。
頭数だけ揃えばいいなんてもんじゃねぇ。

オレは無駄な会議の閉会宣言とともに、
会議のやり直しを要求した。
そんなわけで年明けに
「ペンギンの地位を向上させる新年会議」
を開催することになったんだが、
オレもファシリテーターをしたことがあるわけじゃないからな
そこは海東にうまくまとめるためのコツを聞きに行った。

海東の言うことはいつもながら明確だったな。
まずはダメな会議の特徴だ。
それは
・「この会議、自分、必要?」と思う会議
・時間通りに始まらない会議
・時間通りに終わらない会議
・話の論点が右往左往する会議
・誰かの思いを吐露するだけの場になっている会議
まったく、ペンギン会議そのものじゃねぇか。

会議を有意義なものにするためには。
参加者全員がなにの意図のもとに集められたのかを理解することだ。

有意義な会議にするためにファシリテーターがやるべきことは
・事前に進行次第(アジェンダ)を参加者全員に配る
「今日は何のために集まるんだっけ?」を解消し、
参加者全員に参加の意図を持ってもらうこと。

・ホワイトボードを制する
議事がどこに向かっているのか、話の焦点はどこなのか、
それを明示化するためにホワイトボードを活用する。

参加者から出た意見は、振るいにかけずに全て書き留める。
ホワイトボードに書けない時は自分のノートに積極的にメモする。
参加者に「発言して損した」と思わせないことが大事だ。
自分の意見が「場をつくった」と実感してもらう。

・参加者の座るテーブルの配置を島型にする
スクール型ってのは瞬時に先生と生徒みたいな構造が生まれてしまうからな。
ロの字ってのも危険だ。
ドラマなんかの会議シーンではよく見かけるが、
実際座ってみると居心地が悪い。

一番いいのは島型だ。アイランド形式。
小学校の給食の時間に机同士をくっつけただろ?
あのイメージで席を配置する。
島型で6人程度のグループをつくれば、
最初は居心地が悪くてもすぐに空気ができあがる。
その空気が全体に伝播しやすい。

海東が言うには
この3ポイントを押さえるだけでも
かなりの効果があるらしい。

年末に会議が控えてる読者諸兄にもおすすめしておくぜ。

 <(・ 彡 )з三 ペンシロー

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