タスクは続くよどこまでも…| 第66回

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タスクは続くよどこまでも…| 第66回

タスクは続くよどこまでも…| 第66回

日報の上手い運用方法についてや、だれにでもある終わらないタスクについての話題です。

前半はJALとANAの戦いについて、「新しいことリスト」も更新されているようです!

今回も、 参宮橋の「こころ からだ ほぐしサロン turusan」のオーナー、鶴岡白眉(つるおかはくび)さんを話し相手に迎えてのポッドキャストです。

(ポッドキャスト本編の10:48~)

海東:はい、改めて海東です。

鶴岡:鶴岡です。

海東:鶴岡:宜しくお願いします。

海東:じゃあご質問をお願いします。

鶴岡:読ませていただきます。はは、上にあるから上からとろうっていう!別に海東さんのをとろうって思ったわけじゃ!

海東:はは!

スタッフや外注の業務委託先が増えてきました。
クラウド上で日報管理をしておりますが、
あまりうまく運用できているとは言えません。

海東さんオススメの日報運用の方法を教えてください。

From:メガネ

海東:例えば不動産屋さんの管理会社さんとかがあったとして、自分が社長、不動産管理、マンションの管理で日常点検とか清掃とかで人を派遣しなきゃいけない時ってめちゃくちゃ日報が大事で、ほんとに現地に行ったかっていう。

鶴岡:あー確かに。

海東:でもこれって要は嘘を書く可能性があるわけじゃないですか。

鶴岡:そうですね。行ってないけど行ったって言えちゃいます。

日報にも使えるGPS機能

海東:そう。だからそういう会社が今取り入れている日報は、スマホにインストールして、作業者さんにはちゃんと行先の地図が届くからこのアプリをいれてくれと。業務連絡がいくからと。現地に着いたらこれをピッと押してくれればいい。んで現地で作業終わったらピッと押してくれれば日報も書かなくていいよって言ったんだけど、裏ではGPS情報と時間が取れてるからそれでもう日報になっちゃってるわけですよ。

鶴岡:なるほどね。便利ですね。

海東:便利ですよね。いわゆる本当にちゃんと作業者が作業をしたか確認するための日報が必要であるんであれば、まあ何かのシステムに頼っちゃってもいいかなとは思うんですけど、ただ多分そういうことじゃなくて、今日こういうことがあったとか、こういうコミュニケーションを誰としたとか、そういう営業日報みたいなものを社内で取りまとめたいんだと思うんですね。今日どんな作業をしたとかね。で、どうしますか?そういう場合。

鶴岡:うーん、なんか引継ぎって店舗にいた時は次の日に引き継ぐって手書きで紙だったんですね。昔っていうのもあるし、機械をそんなに取り入れてなかったので。今はどうだかわからないけど。だから書く項目っていうのも決まってて、しかも何時間ごとの、私の場合一日通してだから、何時から何時がこれ、何時から何時がこれって表で分かれてたんですよ。んでその時にあった何人来て、いくら売り上げで、どうだったかっていうのを書かなきゃいけないのがあって一時。そういう風にしてました。

海東:一時っていうのは止めちゃったんですか?

鶴岡:やっぱり書けなかったりもするから、取りまとめて今日はこうでしたっていう方が毎日必ずやってることで、項目別は忙しい時空欄でどんどん出してました。

海東:なるほど。なんかあの、何回か前のポッドキャストでちょっと似たような話をした記憶があるんですけど、人ってついこれとこれが終わったら全部一旦終わるみたいな、例えばこのお茶とこのお茶を飲めば一旦落ち着けるみたいな思考をしがちですけども、実際はそんなことなくて。お茶飲み終わったらピンポンなるかもしれないし。結局タスクが何かでずっと続いてるんですよね。もう全部一区切りなんてありえないわけじゃないですか。

鶴岡:うん

一区切りつかないタスクを区切らせる方法

海東:で、自分が寝る時間になったからといって全てのタスクが一区切りつくなんてまずほぼありえないので、勝手に全てを一区切りしないのであれば自分で気持ちの区切りはつけなきゃいけないっていう考え方があって、アメリカ国防総省の小林さんって人なんだけど、国際戦略研究所の研究員の日本人の人が、色々人事システムを開発した人なんですけど、その人が取り入れた日報が四行日記っていうスタイルなんですね。

鶴岡:うんうん。

海東:で、日記って続かない理由って書くことが義務になっちゃってて、今日書くことねぇなって二、三日空くともうその日記を開くことが嫌になるみたいな感じなんですけど、これを四行日記は結構そういうことがなくて、サラサラ書けちゃうんですよね。四行でいいので。二分で書けるじゃないです。

鶴岡:はい。

海東:その日にあった事実を一個書くんですよ。それは社長に伝えたいことでもいいですし、自分なりに解決したいことでもいいんだけど。事実があったら、事実をそこに書いたってことなんですよ。何かに気付いてるんです、自分。

鶴岡:おー。

海東:だから今日は暑かった、秋なのにまだ夏が終わらない、みたいなね。

鶴岡:はいはい。

海東:気付きがあるじゃないですか。発見が。二行目に発見を書くんです。で、その下に教訓を書くんです。

鶴岡:気付き、発見、教訓?

海東:そう。だからこんなに暑いんだったら日本に住むのはやめるのもいいかもしれない、とかでもいいと思うし。

鶴岡:凄い。なるほどね。

海東:まあ九月だからって油断せずにまだクールビズの格好でいよう、でもいいし。

鶴岡:うんうん。

海東:で、事実があってそこに気付いたことがあって、それから自分が得たものを書いて、最後に宣言するんですよ。そこは嘘でも良くて。

鶴岡:ふーん。

海東:例えばその、もしかしたら暑すぎるのは運動してないからっていう例えば結論が出たとするじゃないですか。

鶴岡:はい。

海東:運動してないんですよ?してないんですけど私は常日頃から運動している人間です、みたいな宣言を最後にする。

鶴岡:そういうのでもいいんだ。

海東:そうです。で区切りをちゃんとつけて、ああ俺はそうだ運動しようって今日決めたんだって区切りをつけて寝ればいいの。

鶴岡:へーいいな、そういうの。

海東:これは日記は凄い良くて、前の日とか前の前の日とか事実から自分がどういう宣言に至ったのかっていう思考が見返せるんで、思考が深堀できるんですよね。書いとかないと思って戻るじゃないですか、思ってから戻る、で書いとけばここで止まるので、ここから思考が深堀できる。どんどん深堀できるので、これを日報にするのでしたら事実に書いてほしいテーマを決めておけばいいんじゃないですか。

鶴岡:あー。

海東:今日印象に残った社員同士の会話なのか、印象に残ったお得意様の言葉なのか、なんでもいいのでテーマをわーっと決めてそこから事実抽出をさせて、あとは思うように書いておく。

鶴岡:なんか学校のアレでもよさそうですね。毎日学級日誌って書きませんでした?

なつかしの学級日誌に書いていたこと

海東:あ、日直のやつね。

鶴岡:そうそう。

海東:俺超嫌な奴だったから大体〇〇君が五月蠅かったって書いてた。

鶴岡:あはは!それは真偽問わずですか?

海東:いやほんとに五月蠅いんだけどね!

鶴岡:私は何書いたか忘れちゃったけど…でもこれいいですね。

海東:いいですよ!

鶴岡:なんか日報書くってなるとそれはお店の中で次の日に引き継ぐ場合の日報と、あと店長がマネージャーに毎日今日はこういう感じでしたっていうのを送らなきゃいけないのがあったんですよ。

海東:うん。

鶴岡:やっぱマネージャーに送る時っていうのは常に悪いところを探しちゃうっていうか、できなかったことを探しちゃうから常に謝る。できたらまあ凄く売り上げが達成したとか、こっちはダメだったけどこっちは良かったですとかあればアレだけど、それ以外ってなんかね。

海東:うんうん。そうね、ポジティブ方向に掘り上げる方が。

鶴岡:そうそういいですよね。

海東:確かに。まあ上司のスタンスにもよるよなぁ。

鶴岡:そうですね。

海東:多分眼鏡さんは大丈夫だと思うんで、テーマ入れてやってみたらいいんじゃないですかね。あ、これってGoogleフォームとかで見れるじゃないですか。

鶴岡:あーなんかあのよく作ってるやつ。項目やって。

海東:そう。あんなのでもいいし。

鶴岡:それいいですね。そもそも紙が好きなんですけど、うまく機械使うのも凄い良いことなんだなって思いました。

やっぱり紙が好き

海東:あの個人でやるなら紙がいいと思うんですよ。僕も紙なので。

鶴岡:そうなんだ。それはなんでですか?残るから?

海東:なんかエバーノートとかにした時こうぴゅーっと戻れるんですけど…

鶴岡:ああ、遠すぎちゃう

海東:ぱっと戻れなくない?二か月くらい前かなって。うん。だからやっぱり紙の代用にならない部分ってあると思う。電子って。

鶴岡:うんうん、できたら紙のがいい。

海東:それと多分近い理由なんじゃないかなって思うんですけどね。

鶴岡:なるほど。じゃあまあクラウド上で管理する場合は…

海東:みんなを巻き込みたいならクラウドの方が楽ちんだと思いますけどね。どうです、答えになってます?

鶴岡:はい、いいと思います。

海東:じゃあお願いします。

鶴岡:では、えーなんで笑うんですか。ザ・プロフェッショナルPodcastでは質問を受け付けています。ザ・プロフェッショナルのメールマガジンにご返信いただく形で質問を送ってください。よろしくお願い致します。

海東:よろしくお願いいたします。今日もありがとうございます。

鶴岡:ありがとうございます。

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